Privacybeleid
PRIVACYVERKLARING PENSIOVITAAL
Versie: september 2026
Pensiovitaal hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens via onze website en dienstverlening kunnen worden verwerkt, waarom dit gebeurt en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij?
Pensiovitaal B.V.
Skoon 6B
1511 HV Oostzaan
Nederland
KvK: 000000
E-mail voor privacyvragen: privacy@pensiovitaal.nl
2. Onze rol
Pensiovitaal levert een digitaal platform waarmee pensioenadviseurs en werkgevers pensioeninformatie op relevante momenten beschikbaar kunnen stellen aan deelnemers.
Bij de verwerking van persoonsgegevens kunnen wij twee verschillende rollen hebben.
Pensiovitaal als verwerker
Wanneer wij persoonsgegevens van deelnemers verwerken in opdracht van een pensioenadviseur, verwerkt Pensiovitaal deze gegevens uitsluitend ten behoeve van de dienstverlening en volgens de instructies van de betreffende verwerkingsverantwoordelijke.
De pensioenadviseur is in dat geval in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en Pensiovitaal is verwerker.
Voor deze verwerking worden afzonderlijke afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.
Pensiovitaal als verwerkingsverantwoordelijke
Voor bepaalde verwerkingen bepaalt Pensiovitaal zelf het doel en de middelen. Dit betreft bijvoorbeeld:
bezoekers van onze website;
personen die contact met ons opnemen;
zakelijke contactpersonen bij onze klanten;
onze administratie en facturatie;
beveiliging en technische logging van onze eigen systemen.
Voor deze verwerkingen is Pensiovitaal zelf verwerkingsverantwoordelijke.
3. Welke persoonsgegevens kunnen via Pensiovitaal worden verwerkt?
Afhankelijk van het gebruik van de Dienst kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
naam;
e-mailadres;
werkgever;
account- en authenticatiegegevens;
gegevens over de pensioenregeling;
informatie die relevant is voor het aanbieden van pensioeninformatie;
geregistreerde levensgebeurtenissen, zoals samenwonen, kinderen krijgen, scheiden of van baan veranderen;
documenten die door de adviseur of werkgever beschikbaar worden gesteld;
vragen die via het Platform worden gesteld;
informatie over welke onderdelen van het Platform en welke informatie zijn bekeken;
interacties met berichten en notificaties;
technische gegevens, zoals tijdstippen, apparaat- en sessiegegevens en beveiligingslogs.
Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt, hangt af van de inrichting van Pensiovitaal door de betreffende adviseur en werkgever.
Wij verzoeken gebruikers geen bijzondere persoonsgegevens of andere gevoelige informatie in vrije tekstvelden in te voeren wanneer dit niet noodzakelijk is.
4. Waarom worden deelnemergegevens verwerkt?
De persoonsgegevens van deelnemers kunnen worden verwerkt om:
toegang tot Pensiovitaal mogelijk te maken;
de identiteit en toegang van gebruikers te beheren;
relevante pensioeninformatie beschikbaar te stellen;
informatie te tonen die aansluit bij een levensgebeurtenis of pensioenmoment;
documenten beschikbaar te stellen;
berichten en notificaties te versturen;
vragen te beantwoorden vanuit de door de pensioenadviseur beschikbaar gestelde informatie;
zichtbaar te maken welke relevante informatie is aangeboden en/of bekeken;
contactverzoeken bij de juiste partij terecht te laten komen;
de dienstverlening technisch te beveiligen en beheren.
Pensiovitaal gebruikt deelnemergegevens niet voor advertentieprofilering.
5. Geen persoonlijk financieel advies
Pensiovitaal is een informatieplatform.
De applicatie geeft geen persoonlijk financieel advies, berekent geen persoonlijke pensioenprognoses en legt geen pensioenkeuzes vast.
Informatie in de applicatie wordt beschikbaar gesteld door of namens de pensioenadviseur, werkgever of andere daarvoor verantwoordelijke partij.
Wanneer een deelnemer een definitieve pensioenkeuze wil maken, kan Pensiovitaal doorverwijzen naar de betreffende pensioenuitvoerder of andere bevoegde partij.
6. AI en zoekfunctionaliteit
Pensiovitaal kan lokale AI-technologie gebruiken om gebruikers te helpen zoeken binnen de FAQ's en informatie die voor hen beschikbaar is gesteld.
Deze functionaliteit is bedoeld om relevante bestaande informatie beter vindbaar te maken.
Voor deze zoekfunctie worden geen persoonsgegevens of vragen doorgestuurd naar externe generatieve AI-diensten zoals OpenAI of Anthropic.
De AI-functionaliteit verstrekt geen persoonlijk financieel advies en neemt geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor deelnemers.
7. Website
Wanneer je onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging en analyse van de website.
Wanneer je het contactformulier gebruikt, kunnen wij verwerken:
naam;
organisatie;
e-mailadres;
telefoonnummer indien opgegeven;
inhoud van je bericht.
Wij gebruiken deze gegevens om je aanvraag te behandelen en contact met je op te nemen.
8. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.
Functionele cookies kunnen zonder toestemming worden gebruikt wanneer deze noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren.
Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij waar wettelijk vereist vooraf toestemming via onze cookiebanner.
Meer informatie over de gebruikte cookies, hun doel en bewaartermijn wordt weergegeven in onze cookie-instellingen.
De Pensiovitaal-app gebruikt uitsluitend functionele technieken voor zover deze noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging en gebruikerssessie van de applicatie.
9. Notificaties
Pensiovitaal kan gebruikmaken van Firebase voor het technisch verzorgen van notificaties naar apparaten van gebruikers.
Notificaties worden uitsluitend gebruikt voor functionaliteit van de Pensiovitaal-dienst, bijvoorbeeld om een deelnemer te attenderen op relevante nieuwe informatie.
Pensiovitaal richt de verwerking zo in dat persoonsgegevens binnen de EU/EER worden verwerkt voor zover dit voor de betreffende dienst technisch en contractueel kan worden gewaarborgd.
10. Hosting
De Pensiovitaal-infrastructuur wordt gehost via Amazon Web Services (AWS).
De productieomgeving en persoonsgegevens worden binnen de Europese Unie gehost en verwerkt.
Pensiovitaal kiest waar mogelijk voor leveranciers en configuraties waarbij persoonsgegevens binnen de EU/EER blijven.
11. Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?
Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wanneer de verwerkingsverantwoordelijke daartoe opdracht geeft of wanneer Pensiovitaal wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.
Mogelijke ontvangers zijn onder andere:
de betreffende pensioenadviseur;
de betreffende werkgever, voor zover deze daartoe gerechtigd is;
IT- en hostingleveranciers;
notificatie- en infrastructuurleveranciers;
professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is;
bevoegde overheidsinstanties indien Pensiovitaal wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.
Leveranciers die persoonsgegevens uitsluitend namens ons verwerken, worden contractueel aan passende privacy- en beveiligingsverplichtingen gebonden.
12. Verwerking buiten de EU/EER
Pensiovitaal richt zijn dienstverlening erop in dat persoonsgegevens binnen de EU/EER worden verwerkt.
Indien in de toekomst een verwerking buiten de EU/EER noodzakelijk wordt, zal dit uitsluitend plaatsvinden wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen bestaan.
13. Beveiliging
Pensiovitaal neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking en ander onrechtmatig gebruik.
Daarbij wordt rekening gehouden met:
de aard en gevoeligheid van de gegevens;
de omvang van de verwerking;
de stand van de techniek;
de risico's voor betrokkenen.
Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en systemen die deze toegang voor hun werkzaamheden nodig hebben.
14. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.
Voor deelnemergegevens die Pensiovitaal namens een pensioenadviseur verwerkt, worden bewaartermijnen bepaald door de verwerkingsverantwoordelijke en de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
Gegevens die Pensiovitaal voor eigen doeleinden verwerkt, worden verwijderd of geanonimiseerd zodra deze niet langer noodzakelijk zijn, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
Administratieve gegevens kunnen bijvoorbeeld langer worden bewaard wanneer fiscale wetgeving dit vereist.
15. Jouw privacyrechten
Afhankelijk van de omstandigheden heb je onder de AVG onder meer het recht om:
je persoonsgegevens in te zien;
onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
persoonsgegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
persoonsgegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
een eerder gegeven toestemming in te trekken.
Wanneer Pensiovitaal persoonsgegevens uitsluitend namens een pensioenadviseur verwerkt, kan Pensiovitaal een verzoek doorsturen naar of afstemmen met de betreffende verwerkingsverantwoordelijke.
Voor privacyvragen kun je contact opnemen via:
Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit vast te stellen voordat wij een verzoek uitvoeren.
16. Klacht indienen
Als je van mening bent dat je persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kun je contact met ons opnemen via privacy@pensiovitaal.nl.
Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
17. Wijzigingen
Pensiovitaal kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, technologie of toepasselijke wetgeving verandert.
De meest actuele versie wordt via onze website beschikbaar gesteld.
Bij belangrijke wijzigingen kunnen gebruikers of klanten aanvullend worden geïnformeerd.
18. Contact
Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens:
Pensiovitaal B.V.
Skoon 6B
1511 HV Oostzaan
Nederland
KvK: 000000